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最后更新: 2019-12-06 16:21
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如何进行会议策划?


      一般来说,会议策划所涉及内容有宏观层面,包括确定会议的目标与主题、确定会议的形式、确定会议规模、确定与会人员;微观层面包括会议场地的布置、流程的制定、会议通知的派发、确定开会前的审查。

一、确定会议的目标与主题:

会议主题是会议目标的具体化,确定会议主题,使之有号召力、引人注目,是会议策划的一项重要内容,确定会议主题后,应考虑策划出响亮的会议口号,以利公关宣传,提高美誉度。

二、确定会议的形式:

会议已经高度程度化,不论何种类型的会议,基本都是将有关人员召集起来,集中在某一场所进行商议,在一定的时间内完成会议议题,这是会议的基本形式,但会议还有各种不同形式,采取何种会形式,需要综合考虑会议目标、与会人员、会议性质等诸多因素。

三、确定会议的规模:

1、效率:会议的规模直接制约会议的效率,一般会议人数越少,会议所花的时间就越少,会议效率就越高。

2、成本:会议规模与会议成本是正比关系,规模越大,会议成本越高。

3、效果:会议的规模与会议的效果密切相关,有的会议保密性较强,必须严格控制与会人数和会务人员,以防会议内容的扩散;有的会议要求造成声势,扩大影响,需要达到一定的规模才能产生效果。需要根据会议性质、会议目标达到效果。

4、场地:规模决定场地,但场地对会议规模也会产生相应的限制。因此决定会议规模之前应先考察场地条件。

四、确定与会人员:

会议的成功需要多方面的要素,但最关键的还是参加会议的人。所以筛选与会议者是会议组织与策划工作中最重要的一环,也是会议准备工作中难度较大的一环。

1、与会议议题有直接关联的人员:直接关联人员对议题最为熟悉,也最有发言权。这种人员到会,不但可以帮助他与会者客观详尽地了解情况,而且会议的决议由于他们最直接的参与也比较容易达成。

2、可以提供专业意见或准确信息的人员:他们能够使讨论更有效率地进行,他们的专业意见和准确消息,往往对会议决策起到决定性的作用。

3、能够因参与会议而获得利益的人员:这在各类商业性会议中尤其重要。

4、有利于会议组织者意愿表达的人员:不仅是会议议题的讨论和会议进程的顺利,还要使自己的意愿能够在会议上得以充分表达。所以对于会议组织者意愿的表达所可能持有的态度,也会成为选择与会者的参考标准。

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